就職活動や講習会の参加などで交通費が支給される場合、電車代など交通費の領収書の提出を求められることがあります。
ですが、いざ用意するとなるとどこで発行できるのか疑問ですよね。
この記事では、電車代の交通費の発行方法、往復分はどうするかについて、書いていきます。
切符を購入した駅で発行してもらうのが基本
領収書はお金の受け渡しがあったことを証明するためのものなので、切符を発行した駅で領収書をもらうのが基本です。
電車に乗車する時、領収書をもらうには次のようなパターンがあります。
- 券売機で切符の購入時に領収書発行をする
- 発券機で切符を購入し、窓口で切符を見せて領収書を発行する
- 駅の窓口で切符を購入して領収書もらう
切符を購入する際に、「領収書」ボタンを押すと領収書が発行できる発券機があります。
発券機での発券が一番簡単ですね。購入時には、うっかり「領収書発行」を飛ばさないように気をつけましょう。
ただ、鉄道や駅によっては領収書発行ができる発券機がない場合もあります。
その時には切符を購入後、窓口で領収書の発行をしてもらう、もしくは窓口で切符を購入し同時に領収書を発行してもらいましょう。
駅が無人駅の場合は、乗車時に車掌さんに問い合わせてみてください
交通費の精算方法は企業・団体によって異なる。事前に確認を！
一口に交通費の精算といっても、精算方法や必要な領収書は、企業・団体によってマチマチです。
新幹線や高速バスの領収書は必要でも近距離の公共交通機関の領収書は不要であるのが一般的ですが、かかった全ての交通費の領収書が必要な場合もあります。
切符を回収後に領収書を発行してもらうことはできないので、事前に精算ルールを確認しておくようにしましょう。
往復分の領収書が必要な場合はどうする？
同じ経路で往復するのであれば、往復分の切符を購入し、同時に領収書を発行しておくのがベストです。
往復分の切符の購入と領収書発券の機能の両方があれば、発券機のみの操作だけで完結します。
発券機で片道分しか発券できない場合は駅の窓口で相談してみましょう。乗車時ではなく行き先の駅で往復分の領収書を発行してもらえるケースもあります。
片道しか用意できない時は？
採用面接など、行った先で往復分の精算をする場合、帰りの領収書は用意できませんよね。
このような場合、行きだけの領収書で帰りの分も精算することが多いです。
ですが、「後から帰りの分の領収書を送付」「住所から支給額が決められ領収書は不要」など申請先の企業・団体によって異なりますので、どのような精算方法になるのか確認しておきましょう。
SuicaやPASMOなどICカードで購入したら領収書はどうする？
領収書発行の原則は「お金が動いた」時なので、SuicaやPASMOなど交通ICカードにチャージした時が領収書の発行対象になります。
チャージ時点でお金のやり取りが発生しているので、チャージマネーで乗車券を発行した時には領収書は出ません。
ただ、SuicaやPASMOなどのICカードは乗車日時、区間、料金の履歴を確認でき、乗車履歴を元に乗車証明書を出すことができるようになっています。
現在はICカードを使ったキャッシュレス決済が一般化しているため、交通費の精算に、乗車履歴や乗車証明をもって、精算できるルールにしている企業や団体もあります。
乗車証明書が交通費精算で使えるかは企業・団体により異なるので、精算ルールは確認しておきましょう。
また、ICカードの圏外での利用は、鉄道名とかかった料金しか履歴に掲載されず、区間情報が確認できないこともあります。圏外利用時の精算方法も合わせて確認しておきましょう。
Suicaを使った場合の領収書
Suicaの場合は、チャージ時に領収書の発行が可能です。
乗車区間と料金の履歴を記録する機能がついており、利用履歴の項目だけを利用証明書として発券することができます。
この利用証明書は、JR東日本の
- 自動券売機
- チャージ専用機
- 多機能券売機
で発行できます。
もしカードリーダーがあれば利用履歴をパソコンに取り込むことができます。
利用履歴を表示する件数・期間に限りがあるので、注意が必要です。
Suica利用履歴の制限事項
- 履歴表示は直近の利用分最大20件まで
- 履歴印字は直近の利用分の最大100件まで
- 一日の利用が21回以上の場合や改札機にしっかりタッチしていない場合は一部印字できない場合あり
- 利用から26週を超えた印字はできない
- 印字・表示場所によって詳細な履歴を表示・印字できない（Suicaエリア・PASMOエリア以外のエリアでの利用履歴は事業者名となるので、駅名の詳細が必要な場合は利用エリアでの印字が必要）
Suicaを利用する場合「Suicaインターネットサービス」というサービスがあり、利用履歴などを確認することができましたが、順次サービスを終了、2021年2月頃までに全てのサービスを終了する予定となっています。
まとめ
電車など交通費の精算方法は、企業・団体によりマチマチですが、領収書は「支払いを証明するもの」という原則に立って考えると分かりやすいです。
交通費の精算は面倒に感じるものですが、領収書が不備のために精算ができなかった・時間が無駄になったという事態は避けたいですよね。
自分だけではなく、請求先の経理業務への負荷もかかってしまい、お互いが損してしまいます。
逆に、スムーズに精算ができれば、自分への好評価にもつながると思いませんか？
請求先の精算ルールをきちっと把握して、スムーズな精算ができるように心がけたいものですね。